[Alfresco Companion] – Capitulo 1: Qué es Alfresco

Pongamos esta situación: Estás en tu empresa cuando tu jefe te dice: “Hey, tienes que instalar Alfresco y hacernos un reporte para ver si podemos usarlo internamente”.

Lo primero, lógicamente, vamos a Google y buscamos ¿Qué es Alfresco? Nos sale lo siguiente:

Alfresco – Definición (fuente) Alfresco es un sistema de administración de contenidos de código fuente libre, desarrollado en Java, basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Windows, Unix Solaris y algunas versiones de Linux. Se distribuye en dos variantes diferentes3 :

  • Alfresco Community Edition: Es software libre, con licencia LGPL de código abierto y estándares abiertos.
  • Alfresco Enterprise Edition: Se distribuye bajo licencia de código abierto y estándares abiertos, con la posibilidad de soporte comercial y propietario a escala empresarial.
  • Alfresco Cloud Edition (Alfresco in the cloud) que es la versión SaaS o Software como Servicio de Alfresco.

Está diseñado para usuarios que requieren un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. Alfresco incluye un repositorio de contenidos, un framework de portal web para administrar y usar contenido estándar en portales, una interfaz CIFS que provee compatibilidad de sistemas de archivos en Windows y sistemas operativos tipo Unix, un sistema de administración de contenido web, capacidad de virtualizar aplicaciones web y sitios estáticos vía Apache Tomcat, búsquedas vía el motor Apache Solr-Lucene y flujo de trabajo en jBPM.

Antes de nada deciros que esa información está algo desactualizada ya que a partir de la versión 4.2 Alfresco Enterprise se llama Alfresco One y, en cuanto a flujos de trabajo, puedes utilizar tanto jBPM como BPMN2 (ó Activiti).

Bien, si estáis comenzando con Alfresco puede que la mitad os suene a chino, por eso os propongo echarle un vistazo a todas las partes que componen “Alfresco” y más adelante las veremos con más detalle.

Los productos que Alfresco ofrece son:

  1. Alfresco One – Como comentaba, es el antiguo Alfresco Enterprise, plataforma que permite a las empresas gestionar cualquier tipo de contenido, desde sencillos documentos administrativos a imágenes escaneadas, fotografías, planos de ingeniería e incluso ficheros de vídeo de gran tamaño.
  2. Alfresco Community Edition – Es como el Alfresco One pero en versiones de prueba. Es decir, te dan la herramienta gratis sin algunas funcionalidades, como la integración con Oracle o la posibilidad de ponerlo en alta disponibilidad.
  3. Alfresco en la nube – Nuevo servicio que ofrece Alfresco para que, en vez de tener un Alfresco en local, esté alojado en sus servidores (en Amazon) pudiendo acceder a éste de forma segura en cualquier dispositivo y en cualquier lugar.
  4. Alfresco Mobile – Solución de Alfresco para tabletas y móviles (iOS y Android), que nos permitirá ver todo el contenido almacenado en nuestro Alfresco local o en la nube.

Por cierto, si queréis conocer más información sobre los productos que ofrece Alfresco, echadle un vistazo a este link.

Nosotros nos centraremos en Alfresco One que, entre otras herramientas, es con la que podemos gestionar nuestros documentos, compartirlos, editarlos, metadatarlos, ¡hasta incluso publicar una web!

Alfresco One se compone de:

  1. Document Management – Lo que conocemos como Alfresco. Antiguo cliente para el control de documentos. Esta herramienta se ha quedado como consola de administración o backend de Share.
  2. Enterprise Collaboration – O Share. Espacio de colaboración entre personas, con opción a foros, blog, y más, mucho más.
  3. Web Content Management – También conocido cómo Web Quick Start (WQS). Se utiliza para la publicación de sitios web totalmente dinámicos y manejados desde Share.
  4. Record Management – Se centra en capturar los procesos de la gestión documental de documentos tanto físicos como electrónicos o lo que llamamos ciclo de vida de los documentos: Desde su creación, almacenamiento y destrucción (+ info).
  5. WorkDesk – Es una aplicación que, siendo complementario a Alfresco Share, está más orientado a roles de negocios dejando a un lado la necesidad de tener que desarrollar o tener conocimientos en IT para poder configurarlo. Si queréis más información Toni de la Fuente realizó un webinar muy muy completo que os recomiendo ver sin dudarlo (aquí).

Durante este tutorial nos vamos a centrar en los tres primeros puntos: Primero en Alfresco y Share, y más adelante veremos Web Quick Start. No haré distinciones entre la versión Community o One porque, aunque Alfresco One ofrece más funcionalidades con respecto a la Community, para este tutorial no es relevante. Igualmente si vemos algo que difiera entre uno y otro lo especificaré.

En el siguiente capítulo empezaremos a ver qué es Alfresco. Mi intención es enseñaros qué relación tiene con Share, porque si queremos extender su funcionalidad, primero tendremos que tener las ideas claras de qué son cada cosa y cómo funcionan ambos.

Espero que no haya sido muy pesado esta introducción pero antes de pasar al “meollo” quería meteros en contexto ¡Ah! Y si tenéis críticas, dudas o sugerencias por favor comentadme :-)

¡Un saludo!
PD: ¡Gracias Roser Santísimo por la revisión del post!

6 pensamientos en “[Alfresco Companion] – Capitulo 1: Qué es Alfresco

  1. Toni de la Fuente - blyx.com

    Hola Cris, muy buenos post, como siempre ;)

    Me gustaría comentar que la descripción de Workdesk es algo más que eso, aquí pongo lo que tenemos en la web, solo por completar un poco:
    “Alfresco Workdesk permite que los usuarios puedan centrarse únicamente en el contenido que es relevante para ellos, en el momento que deseen y desde el dispositivo que elijan, según sea su perfil de negocio en su empresa. Alfresco Workdesk se ha diseñado especialmente para la gestión de casos y la gestión de contratos, además de para procesos empresariales repetibles en los que la eficiencia, precisión y trazabilidad son factores clave al mismo tiempo.”

    Sobre WQS no se si merecerá la pena hablar mucho, yo haría hincapié en las características que te permiten hacer algo como WQS (edición, publicación, etc).

    Lo dicho, enhorabuena!

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  2. Cristina Martín

    ¡Muchas gracias Toni!

    Sobre Workdesk: Si te contara la de vueltas que le di para intentar expresar qué es con pocas palabras sin usar el termino “business” y transmitir la idea correcta…
    Te lo tomo prestado le doy alguna vuelta y lo actualizo.
    Aunque en un principio no entraba “dentro del scope”, quizás lo incluya para más adelante, así hago el tuto en condiciones tocando todas (o las más potenciales) ramas de Alfresco One. Podría hablar de él haciendo un video o similar. Ya iré cocinando la idea a ver qué tal.

    En cuanto al WQS, el tema es que originariamente esta idea surgió hablando con Rocio de Canarias porque tenía problemas con el WQS y como ahora haga el tuto y no lo explique seguro que la próxima vez que nos veamos no me invita a una cerveza jajaja

    Como siempre: ¡Muchas gracias por el feedback!

    Un saludo desde Bruselas :-)

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  3. roclop

    Que tal Cris! jajaj, nunca te negaría una cerveza! sería como atentar contra algo sagrado!;) :D
    Gracias y enhorabuena por el post!
    La verdad es que mi idea con el WQS era hacer un sitio web muy sencillo y totalmente manejable desde el share, para evitarme posibles problemas de “integración” que, supongo, serían más probables con cualquier otro gestor externo. Me pareció muy buena opción aunque me encontré con algún problemilla que te comenté.
    Admiro tu dedicación y agradezco el esfuerzo que haces por ayudar a los “beginners” y “semi-beginners” como yo…:)
    Te sigo de cerca!
    Saludos de tu “Padawan”jajaja :)

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  4. Cristina Martín

    Jajaja, nada nada. Ya vamos viendo como darle forma :-)
    He estado hablando con Jeff, Richard Esplin y un chico de UK sobre este tema y hemos llegado a la misma conclusión: Hay mucha información que no sirve hoy en día y es que el problema para nosotras es que, además de ser así, está casi todo en inglés por lo cual al final te haces un “batiburrillo” entre tanta información y no sacas nada en claro.
    En fin a ver is lo hacemos lo mejor posible y esto sirve para ayudar a más gente ^_^

    ¡¡Un saludo!!

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